Программное обеспечение. «Электронные таблицы в бизнесе» часть 1.

Опубликовано: Май 25, 2012 в 6:20 пп

В который раз я задумываюсь о том, что было бы с бизнесом, если бы не Эксель. От Владивостока до Саратова, от маленького кафе и до крупных заводов, повсеместно используют электронные таблицы для самых разных нужд. Мелкий бизнес ведет учет продаж и печатает документы из Excel, средний выводит разнообразные сводные графики, крупный – развернутую статистику событий и результатов. И в 90% случаев компании не используют CRM систем, а прибегают к старому доброму Excel.

Написание данной статьи навеяно моими воспоминаниями о том, как несколько лет назад, когда мы только начинали бизнес в области Интернет-маркетинга и внедрения автоматизированных систем, мы также прошли эту стадию использования Excel как программы учета и анализа деятельности, параллельно занимаясь развитием более гибких автоматизированных систем.

Хотя уже долгое время мы используем в своей внутренней работе различные программные комплексы, я не могу не отметить значимость и эффективность электронных таблиц.

Давайте рассмотрим Exсel поближе. Не каждый предприниматель, пусть уже и созревший для внедрения каких-нибудь программ учета и анализа данных, готов выложить компании-интегратору приличную сумму за программу, с которой он, конечно же, получит массу плюсов. На помощь всегда приходит Excel.

Вот и мы однажды построили целую CRM систему на базе электронных таблиц. О том, как это было я собираюсь частично поведать в данной статье.

Изначально стояла задача контролировать процесс взаимодействия с клиентами, а именно требовалось: вести список контрагентов и потенциальных покупателей со всеми необходимыми данными, фиксировать этапы взаимодействия с течением времени, отражать текущий статус по всем клиентам и выводить сводный анализ деятельности. Позднее мы также доделали и ведение расчетов с клиентами для оперативного мониторинга дебиторской задолженности.

Итак, от теории к практике.

Для работы вам потребуется создать Excel документ с несколькими листами внутри. Для распределенной работы (если данные в программу вносятся несколькими сотрудниками) позднее можно объединить несколько документов в один сводный средствами программы Excel.

Создавая таблицу со списком клиентов, определите для себя основные поля и дайте наименования каждому столбцу. Стоит заметить, что для удобной работы в будущей программе в качестве полей данных стоит использовать только столбцы и ни в коем случае строки. Объединение ячеек, заливка, границы, цвет и размер шрифта помогут вам сделать программу достаточно приятной на вид и удобной в использовании.

После этого можно переходить к созданию страницы событий. В данном листе у вас будет наибольшее число полей, необходимость которых вы сами определите для своей программы: порядковый номер, наименование контрагента, ответственный сотрудник, дата, событие, результат, комментарий. Даже этого списка полей будет достаточно для эффективной работы небольшой компании. Позже мы будем создавать скрытые (невидимые) поля для статистики, но об этом позже.

Для удобства работы с программой всегда закрепляйте несколько верхних строк, чтобы при прокрутке страницы все наименования полей всегда оставались сверху. Добавлю, что я умышленно не привожу четких инструкций по всем процедурам форматирования, т.к. версий программного обеспечения  много и указанные мной действия в них создаются немного по-разному. Запомните мои ключевые операции и используйте справку по программе :).

Теперь взгляните на результат труда, вы скажете, что и так знали, что все это можно сделать, однако есть большой нюанс – человеческий фактор. Это наиболее важная часть программы.

Если все поля будут заполняться вручную, то как всегда это происходит, будут ошибки и как следствие искажение информации. Вам нужно максимально стандартизировать входные данные программы и запретить ввод произвольной информации. Объясню как это можно сделать. Создайте еще один лист в программе и назовите его, например, «категории». На данной странице мы также создаем поля с названиями строго форматированных категорий: ответственный сотрудник, тип события, услуга, степень важности, тариф, факт отгрузки, тип договора, статус клиента и прочие, какие вы хотели бы видеть в своей программе, и по которым будете фильтровать клиентов и события.

Теперь можете в столбик под каждой категорией перечислить все необходимые наименования, имена, события и статусы.  Например, категории событий могут быть: звонок планируется, состоялся, встреча состоялась, договор, отказ и т.д. А теперь самое важное: выделите все ячейки введенных событий и присвойте имя данной области документа, имя будет таким же, как и наименование категории. Проделайте процедуру со всеми полями.

А теперь на заранее заготовленной странице мы сделаем форматированный ввод данных из раскрывающегося списка. Выделите каждый столбец  от первой строки (после заголовков столбцов) до самого конца, а это более 65000 строк. (удобное сочетание клавиш для быстрого выделения: CTRL+SHIFT+стрелка вниз), в пункте меню «данные» нажмите проверка данных, в открывшемся диалоговом окне программы укажите тип данных «Список», а «Источник» введите в виде «=Присвоенное Имя категории». Теперь проделайте это со всеми полями событий и результат вас порадует. Сотрудники, которые будут работать в вашей, учетной программе не будут долго и тщательно вводить данные во все поля, а вместо этого останется только выбирать нужное значение из раскрывающегося списка.

Типы данных могут быть любыми и для лучшего их структурирования лучше всего сразу определить тип значения ячеек для всех полей: денежный, текстовый, дата и прочее.

Последним штрихом будет создание фильтрации. Для этого просто выделяете весь лист программы (сочетанием CTRL+A) нажмите кнопку «Фильтр» в разделе меню «Данные». Теперь вы можете сортировать большие объемы достоверных данных по датам, статусам и сотрудникам.

Конечно, это только начало написания вашего программного обеспечения, но я надеюсь, что тот базис, который я дал в данной статье станет хорошей отправной точкой для мелкого и среднего бизнеса при создании собственной программы для успешного ведения дел.

В следующей статье я постараюсь осветить более углубленное форматирование данных для целей последующего анализа и построения наглядных графиков в самых разных разрезах.

Скрыть
Перезвоним Вам в течении 30 минут!

...ну в рабочее время разумеется =)